Digitaal archief

Deze optie biedt u de mogelijkheid om met King uw digitale documenten te beheren en die te koppelen aan de juiste journaalpost, debiteur, crediteur of relatie. Bij het boeken kunt u het bijbehorende document selecteren. Vanuit King kunt u documenten scannen en opslaan in King. De digitale documenten zijn te benaderen via het digitale archief maar zijn ook op te vragen via het journaal, de grootboekkaart, de debiteur, crediteur, relatie of de openstaande post.

De digitale documenten worden opgeslagen op de harde schijf. Van elk document kan ook een miniatuurafbeelding worden opgeslagen in de King-administratie, zodat u het snel kunt terugvinden.

Scannen
De werkwijze is als volgt. U scant het document vanuit King. Daarbij geeft u het document een documentsoort. Daarmee kunt u de gescande documenten indelen in categorie├źn; op basis hiervan kan een beperkte vorm van workflow worden opgezet. De bestandsnaam en bestandslocatie kunnen eventueel automatisch worden toegekend. Ook de nummering kan eventueel automatisch verlopen, zodat u voor een sluitende nummering kunt zorgen. Maar het is ook mogelijk om het nummer over te nemen van een postregistratiesysteem. Daarnaast kunt u een intern en extern documentnummer vastleggen. Op basis van een gescand document kan een notitie worden aangemaakt voor de betreffende debiteur of crediteur (alleen met de optie Contactregistratie en Taken).

Let op: King ondersteunt alleen scanners die TWAIN-compatible zijn!

Leverbaar voor de versies Financieel, Factureren, Artikelen en Logistiek.

Printversie (pdf)